De Europese Algemene Verordening Gegevensbeschermings (AVG) is van toepassing op de verwerking van persoonsgegevens. Persoonsgegevens zijn alle gegevens die gerelateerd zijn aan een levende individu die geïdentificeerd kan worden aan de hand van die gegevens. Daarbij kunt u denken aan namen, adressen, e-mail, BSN en bankrekeningnummers. Ook uw printer of multifunctional valt onder de AVG! 

Wanneer u dit niet op orde heeft loopt u het risico op een boete van maximaal 4% van uw jaaromzet of €20 miljoen, welk bedrag hoger is. Daarnaast is het risico van imagoschade voor uw bedrijf. Uw organisatie kan het zich niet veroorloven om dit soort risico’s te lopen met de persoonsgegevens die zijn opgeslagen. 

Bedrijven moeten technische en organisatorische maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat gegevens op een veilige manier verwerkt worden. Dit is van toepassing op alle persoonsgegevens die elektronisch en op papier bewaard worden. Onder andere de volgende kwetsbaarheden ten aanzien van de beveiliging van een MFP kunt u verminderen of voorkomen: 

1. Beheer 
Zonder het regelmatig scannen van de apparaten kunnen blijvende gaten in de beveiliging verschijnen en worden misbruikt. 

2. Netwerk 
Hierbij kunt u denken aan een beveiliging binnen het netwerk waarmee al het binnenkomende en uitgaande verkeer naar de MFP gemonitord wordt op mogelijke bedreigingen. 

3. Cloud connectiviteit 
Als u verbinding maakt met externe locaties, kunt u risico lopen op gegevensonderschepping en inbreuk. 

4. Dataopslag 
Gevoelige of vertrouwelijke informatie kan op de HDD of SSD van de MFP worden opgeslagen, die mogelijk ongewenst toegankelijk is. 

5. De menselijke factor 
Werknemers kunnen per ongeluk gevoelige informatie op de printer of hun bureau laten liggen.